Welche Kosten bei einer Fehlbesetzung entstehen
Eine Fehlbesetzung steht auf keiner Rechnung. Die Kosten verteilen sich auf viele kleine Posten, die im Alltag kaum auffallen. Zusammen werden sie spürbar.
Längere Einarbeitung
Ein Kollege begleitet die neue Person länger als geplant und schafft in der Zeit weniger eigene Arbeit.
Nacharbeit
Was nicht sauber ausgeführt ist, muss jemand nachbessern. Oft sind das genau deine besten Leute.
Lohn ohne verwertbare Arbeit
Du zahlst den vollen Lohn, bekommst aber Stunden, die du dem Kunden nicht berechnen kannst.
Wieder von vorn suchen
Anzeige, Gespräche, Probearbeit: alles noch einmal. Und die Stelle ist in der Zeit wieder offen.
- Vor der EinstellungUnter Zeitdruck bleibt unklar, was die Stelle wirklich verlangt, und das Gespräch prüft es nicht.
- In den ersten WochenLängere Einarbeitung, Nacharbeit und Lohn für Stunden, die du dem Kunden nicht berechnen kannst.
- Nach der TrennungDie Stelle ist wieder offen. Anzeige, Gespräche und Probearbeit beginnen von vorn.
Die teuerste Einstellung ist die, nach der du wieder von vorn anfängst.
Fehlbesetzung heißt nicht: schlechter Bewerber
Wenn es nicht passt, liegt das selten an einer Person allein. Oft war vorher nicht klar genug, was die Stelle wirklich verlangt.
Ein Beispiel: Du suchst jemanden für den Kundendienst, der allein zum Kunden fährt. Der Bewerber hat zehn Jahre in der Kolonne auf Großbaustellen gearbeitet. Beide Seiten sind gut in ihrem Fach, nur passt das eine nicht zum anderen.
Deshalb lohnt sich der Blick nach vorn statt die Suche nach Schuld. Die Frage ist: Was hätten wir beide vorher wissen müssen? Die Antwort darauf macht die nächste Einstellung besser.
So schätzt du die Kosten einer Fehlbesetzung selbst ab
Die Zahlen in der Tabelle sind frei gewählt, um den Rechenweg zu zeigen. Das ist kein Durchschnitt fürs Handwerk. Ersetze jede Zahl durch deine eigene.
Für eine Stunde deiner Leute oder deine eigene Stunde nimmst du den Deckungsbeitrag je Stunde. Das ist, was eine verkaufte Stunde nach Lohn und Material übrig lässt.
| Posten | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Zusätzliche Begleitung durch einen Kollegen | 4 Wochen × 5 Std. = 20 Std. × 60 € | 1.200 € |
| Nacharbeit | 12 Std. × 60 € | 720 € |
| Lohn für Stunden ohne verwertbare Arbeit | 40 Std. × 25 € | 1.000 € |
| Anzeige für die erneute Suche | frei gewählter Betrag | 800 € |
| Deine Zeit für Gespräche und Probearbeit | 10 Std. × 60 € | 600 € |
| Summe | 1.200 € + 720 € + 1.000 € + 800 € + 600 € | 4.320 € |
Was nicht hineingehört
Zähl nur, was über eine normale Einarbeitung hinausgeht. Auch eine passende Fachkraft braucht ein paar Wochen, bis sie deinen Betrieb kennt. Und Lohn für Stunden, die du dem Kunden berechnen konntest, ist kein Verlust.
Ein Posten fehlt in der Tabelle mit Absicht: die Zeit, in der die Stelle danach wieder offen ist. Die rechnest du getrennt, mit verlorenen Aufträgen oder fehlenden Stunden, im Kostenrechner für die unbesetzte Stelle. So zählst du nichts doppelt.
Was die Probezeit leisten kann und was nicht
In der Probezeit prüfen beide Seiten, ob es passt. In dieser Zeit kann das Arbeitsverhältnis mit kürzerer Frist enden. Kosten verhindert die Probezeit aber nicht: Bis du merkst, dass es nicht passt, sind Einarbeitung und Nacharbeit schon gelaufen.
Nutze die Probezeit deshalb für frühe, ehrliche Gespräche. Wie du die ersten Wochen mit festen Gesprächen aufbaust, steht im Ratgeber zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Hinweis
Das ist keine Rechtsberatung. Ob es eine Probezeit gibt, wie lang sie ist und welche Frist gilt, regeln Arbeitsvertrag und gegebenenfalls Tarifvertrag. Bevor du eine Kündigung aussprichst, lass dich von Kammer, Verband oder einem Fachanwalt beraten.
Anforderungen klären, bevor du suchst
Die meisten Fehlbesetzungen lassen sich vor der Anzeige verhindern. Schreib auf, was die neue Person in einer ganz normalen Woche tun soll. Nicht, was schön wäre, sondern was wirklich anfällt.
- Pflicht oder schön zu haben: Welche Abschlüsse und Erfahrungen braucht es wirklich, und was kann man anlernen?
- Selbständig oder begleitet: Soll die Person allein zum Kunden fahren oder in der Kolonne mitarbeiten?
- Arbeitsort und Fahrzeit: Wie weit sind die Baustellen entfernt, gibt es ein Firmenfahrzeug, braucht es einen Führerschein?
- Arbeitszeiten: Gibt es Bereitschaft, Kundendienst am Abend oder Arbeit am Samstag?
- Was sich nicht ändert: Was an deinem Betrieb so ist, wie es ist, auch wenn es nicht jedem gefällt?
Stelle unklar beschrieben
- Bewerbungen von Leuten mit ganz anderen Erwartungen
- Überraschungen in den ersten Wochen
- Abbruch, und die Suche beginnt von vorn
Stelle klar beschrieben
- Bewerber erkennen sich wieder oder lassen es
- Im Gespräch geht es um die echte Arbeit
- Beide Seiten wissen, worauf sie sich einlassen
Eine klare Beschreibung senkt das Risiko. Wie sich jemand später im Betrieb entwickelt, kann niemand sicher vorhersagen.
Vorauswahl, Gespräch und Probearbeit
Mit der Beschreibung von oben kannst du Bewerbungen vorab abgleichen: Abschluss, Erfahrung, Führerschein, Wohnort, Arbeitszeiten. Das nennt man Vorqualifizierung. So führst du Gespräche nur mit Leuten, bei denen es grundsätzlich passen kann.
Im Gespräch fragst du dann nach dem, was die Person schon gemacht hat, nicht nach dem, was sie sich zutraut. Ein Probetag auf einer echten Baustelle zeigt mehr als jede Antwort. Welche Fragen sich bewährt haben und wie du einen Probetag aufbaust, steht im Ratgeber Bewerbungsgespräch im Handwerk.
Warum Zeitdruck zu Fehlbesetzungen führt
Wer lange sucht und ein Team am Limit hat, nimmt leichter den Nächstbesten. Das ist verständlich. Es ist aber genau die Lage, in der eine Fehlbesetzung am teuersten wird, weil niemand Zeit für die Begleitung hat.
Brauchst du sofort Entlastung, ist eine Überbrückung auf Zeit oft besser als eine schnelle feste Einstellung. Welche Wege es dafür gibt, steht im Ratgeber Kurzfristig Mitarbeiter finden. Woran du merkst, dass dein Team die Lücke nicht mehr lange auffangen kann, liest du unter Mitarbeiter fehlt, Team überlastet.
Was du jetzt tun kannst
- Schreib auf, was die neue Person in einer normalen Woche tun soll.
- Trenne, was Pflicht ist und was man anlernen kann.
- Gleich Bewerbungen vor dem Gespräch mit dieser Liste ab.
- Plan einen Probetag und feste Gespräche in den ersten Wochen ein.
- Schätze mit der Tabelle oben ab, was dich eine Einstellung kosten würde, die nicht passt.
Rheinwerk ist die Handwerksmarke der Lippe Personal GmbH. Wir helfen Handwerks- und Technikbetrieben, passende Fachkräfte zu erreichen und Bewerbungen für ihre offenen Stellen zu gewinnen. Wen du kennenlernst und einstellst, entscheidest du. Was wir dir zusagen, steht vorher schriftlich im Vertrag, auch zur Einstellungsgarantie.
Häufige Fragen
Wie viel kostet eine Fehlbesetzung im Durchschnitt?
Eine Zahl, die für deinen Betrieb stimmt, gibt es nicht. Es hängt davon ab, wie lange die Person da war und wie viel nachgebessert werden musste. Dazu kommt, wie lange die Stelle danach wieder offen ist. Rechne mit der Tabelle auf dieser Seite und deinen eigenen Werten.
Zählt der ganze Lohn in der Probezeit als Verlust?
Nein. Als Verlust zählt nur der Lohn für Stunden, die du dem Kunden nicht berechnen konntest. Für alles, was die Person sauber erledigt hat, hast du eine Gegenleistung bekommen.
Kann ich mich in der Probezeit einfach wieder trennen?
In der Probezeit gilt meist eine kürzere Frist. Was im Einzelfall gilt, regeln Arbeitsvertrag und gegebenenfalls Tarifvertrag. Das ist keine Rechtsberatung. Lass dich vor einer Kündigung von Kammer, Verband oder einem Fachanwalt beraten.
Woran merke ich früh, dass es nicht passt?
Am Abgleich mit dem, was du vorher mit der Person besprochen hast. Schreib auf, was sie nach vier oder acht Wochen selbständig können soll. Dann siehst du früh, ob es in die richtige Richtung geht. Sprich das offen an, bevor die Probezeit fast vorbei ist.
Hilft es, länger zu suchen, um Fehlbesetzungen zu vermeiden?
Nicht die Länge der Suche schützt, sondern die Klarheit der Anforderungen. Eine genaue Beschreibung der Stelle, eine Vorauswahl und ein Probetag bringen mehr als ein paar Wochen zusätzliches Warten.