Der nächste Auftrag ist da. Aber wer soll ihn erledigen?
Ein Kunde ruft an, der Auftrag passt. Nur ist dein Team schon für die nächsten Wochen verplant. Jetzt bleiben dir drei Wege: verschieben, absagen oder selbst wieder mit anpacken. Jeder davon kostet etwas, nur nicht immer Geld auf einer Rechnung.
Umsatz und Aufträge
Was du absagst, macht ein anderer Betrieb. Was du verschiebst, kommt später, oder gar nicht mehr.
Zeit und Nerven
Umplanen, Kunden vertrösten, selbst einspringen. Die Stunden fehlen dir für Angebote und Führung.
Belastung des Teams
Eine Person fehlt. Den Druck spürt oft das ganze Team, mit Überstunden und Samstagen.
Kunden und Ruf
Lange Wartezeiten und geplatzte Termine merken sich Kunden. Und sie erzählen es weiter.
Wenn Mitarbeiter fehlen, bleiben oft nicht nur Stellen offen, sondern auch Aufträge liegen.
Nicht jeder Betrieb erlebt alle vier Folgen. Und nicht jeder verschobene Auftrag ist verloren. Genau deshalb rechnest du unten mit deinen eigenen Zahlen statt mit einer Pauschale.
Ein Kunde bekommt seinen Termin nicht so, wie er ihn wollte. Zählt das im Rechner als Verlust?
- Du sagst ab, und der Kunde geht zu einem anderen Betrieb.Zählt als VerlustDir fehlt der Deckungsbeitrag dieses Auftrags. Den trägst du im Rechner als verlorenen Auftrag ein.
- Der Kunde wartet und bekommt den Auftrag später.Kein VerlustDer Auftrag ist verschoben. Nur Mehrkosten durch das Warten, etwa eine zweite Anfahrt, gehören als zusätzliche Kosten in den Rechner.
- Ein Subunternehmer erledigt den Auftrag für dich.Zählt nur zum TeilDer Auftrag bleibt bei dir. Es fehlt nur der Unterschied zu deinem eigenen Deckungsbeitrag. Den trägst du als zusätzliche Kosten ein, nicht den ganzen Auftrag.
Kostenrechner: was die offene Stelle deinen Betrieb kostet
Wähle, ob du lieber mit verlorenen Aufträgen oder mit fehlenden Arbeitsstunden rechnest. Beides zusammen zu rechnen wäre doppelt gezählt. Der Rechner zeigt 1, 2, 3, 6 und 12 Monate. Er speichert nichts und schickt nichts weg.
Kostenrechner
Was kostet dich die offene Stelle?
Rechne mit deinen eigenen Zahlen. Nichts davon wird gespeichert oder verschickt.
Nur Aufträge, die ein anderer Betrieb macht oder die ganz wegfallen. Verschobene Aufträge zählen nicht.
Was ein solcher Auftrag im Schnitt ohne Mehrwertsteuer bringt.
Was vom Auftragswert nach Material, Fremdleistung und Lohn der ausführenden Leute übrig bleibt. Frag im Zweifel deinen Steuerberater.
Nur, was wegen der Lücke zusätzlich anfällt, zum Beispiel Überstundenzuschläge. Nichts doppelt zählen.
Trag deine Zahlen ein. Das Ergebnis erscheint sofort.
Umsatz, Deckungsbeitrag, Gewinn: der Unterschied
Umsatz ist der Wert der Aufträge, die du nicht annehmen kannst. Das Geld hättest du auf der Rechnung gehabt, aber nicht in der Tasche.
[Deckungsbeitrag](/glossar#deckungsbeitrag) ist, was davon übrig bleibt, nachdem Material, Fremdleistungen und der Lohn der Leute abgezogen sind, die den Auftrag ausführen. Mit diesem Betrag zahlst du Miete, Fahrzeuge, Verwaltung und am Ende deinen Gewinn. Fehlt ein Auftrag, fehlt dir genau dieser Betrag.
Gewinn ist das, was nach allen Kosten bleibt. Den rechnet der Rechner bewusst nicht aus: Dafür müsste er deine Fixkosten kennen.
- Umsatz24.000 €Wert der Aufträge, die du nicht annehmen konntest.
- Deckungsbeitrag7.200 €Was nach Material, Fremdleistung und Lohn übrig bleibt. Das fehlt dir.
- GewinnBleibt erst nach Miete, Fahrzeugen und Verwaltung. Den rechnet der Rechner bewusst nicht aus.
Eigene Beispielrechnung mit frei gewählten Werten, Stand 18.10.2026. Kein Durchschnitt fürs Handwerk.
Und der Lohn, den du gerade nicht zahlst?
Der zählt nicht als Verlust. Solange die Stelle offen ist, sparst du diesen Lohn. Deshalb rechnest du mit dem Deckungsbeitrag nach Lohn und nicht mit dem Umsatz. Sonst sieht die Lücke größer aus, als sie ist.
Rechenbeispiele: drei Aufträge oder zehn Stunden im Monat
Die folgenden Zahlen sind frei gewählt, um den Rechenweg zu zeigen. Sie sind kein Durchschnitt fürs Handwerk.
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Umsatz je Monat | 3 Aufträge × 8.000 € | 24.000 € |
| Deckungsbeitrag je Monat | 24.000 € × 30 % | 7.200 € |
| Nach 3 Monaten | 7.200 € × 3 | 21.600 € |
| Nach 12 Monaten | 7.200 € × 12 | 86.400 € |
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Stunden je Monat | 10 Std. × 52 ÷ 12 | rund 43 Std. |
| Deckungsbeitrag je Monat | 43,3 Std. × 60 € | 2.600 € |
| Nach 6 Monaten | 2.600 € × 6 | 15.600 € |
Die Zwölf-Monats-Zahl gilt nur, wenn sich ein ganzes Jahr nichts ändert. In Wirklichkeit schwankt die Nachfrage, und die Stelle kann früher besetzt sein. Lies sie als Größenordnung, nicht als Prognose.
Überstunden und ein Team am Limit
Fehlt eine Person, fangen die anderen die Arbeit auf. Das geht ein paar Wochen gut. Dann werden aus Überstunden Samstage, aus Samstagen Krankmeldungen oder Kündigungsgedanken. Überstundenzuschläge kannst du im Rechner als zusätzliche Kosten eintragen. Die Müdigkeit im Team steht in keiner Spalte, sie ist trotzdem da.
Du willst neue Aufträge annehmen, statt ständig nach Personal zu suchen.
Mehr dazu, woran du Überlastung früh erkennst, steht im Ratgeber Mitarbeiter fehlt, Team überlastet.
Was Kunden und dein Ruf davon merken
Kunden sehen keine offene Stelle. Sie sehen, dass der Termin wackelt, der Rückruf ausbleibt oder die Baustelle länger dauert. Lebt dein Betrieb von Empfehlungen, merkst du das doppelt: Wer einmal vertröstet wurde, empfiehlt dich nicht so gern weiter. Das lässt sich kaum in Euro ausdrücken, deshalb rechnet der Rechner es nicht mit ein.
Warum eine Fehlbesetzung auch teuer werden kann
Wer lange sucht, ist versucht, den Nächstbesten zu nehmen. Passt die Person fachlich nicht, braucht sie länger zum Einarbeiten, Arbeit muss nachgebessert werden, und am Ende ist die Stelle wieder offen. Das ist keine Aussage über einzelne Bewerber. Es heißt nur: Vor der Einstellung klar abzugleichen, was die Stelle verlangt, spart später Geld und Ärger.
Schnell irgendwen einstellen
- Einarbeitung dauert länger als gedacht
- Nacharbeit bindet deine besten Leute
- Nach der Probezeit ist die Stelle wieder offen
Passend einstellen
- Anforderungen vorher klar beschrieben
- Bewerbungen von Leuten, die den Job kennen
- Du entscheidest, wen du einstellst
Eine passende Einstellung senkt das Risiko, garantiert aber nicht, wie sich jemand später im Betrieb entwickelt.
Du brauchst nicht einfach mehr Bewerbungen. Du brauchst Menschen, die zu deiner Stelle passen.
Wie du die Kosten einer Fehlbesetzung abschätzt, steht im Ratgeber Fehlbesetzung im Handwerk.
Wie lange Stellen im Handwerk offen bleiben
- 242 Tage Handwerksberufe, Durchschnitt 2025
- 167 Tage alle Berufe, Durchschnitt 2025
Quelle: Bundesagentur für Arbeit, Presseinfo Nr. 34 · Stand 14.09.2026
Nach Angaben der Bundesagentur für Arbeit waren offene Stellen in Handwerksberufen durchschnittlich 242 Tage unbesetzt, über alle Berufe hinweg 167 Tage. Das ist ein Durchschnitt über den ganzen Arbeitsmarkt, keine Vorhersage für deine Stelle und keine Aussage darüber, wie schnell Rheinwerk eine Stelle besetzt.
Ein Durchschnitt wird von Stellen nach oben gezogen, die sehr lange gemeldet bleiben. Deshalb nennt die Bundesagentur je Gewerk auch den Wert in der Mitte, den Median. Hier die Gewerke, für die es eine eigene Kostenseite gibt:
- Garten- und Landschaftsbau80 Tage
- Maler und Lackierer101 Tage
- Bauelektrik109 Tage
- Kfz-Technik118 Tage
- Sanitär, Heizung, Klima120 Tage
- Instandhaltung140 Tage
- Dachdeckerei155 Tage
Quelle: Statistik der Bundesagentur für Arbeit, Fachkräfteengpassanalyse, abgeschlossene Vakanzzeit (Median), Anforderungsniveau Fachkräfte · Stand 12/2025
Wie stark das je Gewerk schwankt, steht im Ratgeber Wie lange dauert eine Stellenbesetzung?. Für einzelne Berufe gibt es eigene Kostenseiten, zum Beispiel für Elektriker und Dachdecker.
Was eine offene Stelle in deinem Gewerk kostet
Jedes Gewerk verliert anders: der Elektrobetrieb viele kleine Aufträge, die Dachkolonne Tempo, die Werkstatt Stunden an der Hebebühne. Für zwölf Berufe gibt es eine eigene Seite mit Rechenbeispiel und dem Rechner.
Was sich ändert, wenn die Stelle besetzt ist
Solange die Stelle offen ist
- Aufträge werden verschoben oder abgesagt
- Das Team macht Überstunden
- Du planst jede Woche neu
Wenn die richtige Person da ist
- Du kannst wieder Aufträge zusagen
- Die Arbeit verteilt sich auf mehr Schultern
- Du hast Zeit für Angebote und Führung
So kann es aussehen. Wie schnell und wie sehr es sich ändert, hängt von deinem Betrieb und der Stelle ab.
Was du jetzt tun kannst
- Schreib auf, welche Rolle wirklich fehlt und welche Arbeit liegen bleibt.
- Trenne verlorene von nur verschobenen Aufträgen.
- Rechne mit dem Deckungsbeitrag, nicht mit dem Umsatz.
- Beschreib die Stelle so genau, dass ein Bewerber sich darin wiedererkennt.
- Sprich mit jemandem, der in deinem Gewerk sucht, über den passenden Weg.
Rheinwerk ist die Handwerksmarke der Lippe Personal GmbH. Wir helfen Handwerks- und Technikbetrieben, passende Fachkräfte zu erreichen und Bewerbungen für ihre offenen Stellen zu gewinnen. Wen du kennenlernst und einstellst, entscheidest du. Was wir dir zusagen, steht vorher schriftlich im Vertrag, auch zur Einstellungsgarantie.
Häufige Fragen
Was kostet eine unbesetzte Stelle pro Tag?
Das hängt davon ab, wie viel bezahlte Arbeit pro Tag wirklich wegfällt. Rechne zuerst einen Monatswert mit deinen Zahlen aus und teile ihn durch deine Arbeitstage. Eine Pauschale für alle Betriebe gibt es nicht.
Zählt der Lohn des fehlenden Mitarbeiters als Verlust?
Nein. Solange die Stelle offen ist, sparst du diesen Lohn. Deshalb rechnest du mit dem Deckungsbeitrag nach Lohn. Verlust ist, was dir an Deckungsbeitrag fehlt, plus Kosten, die zusätzlich entstehen.
Was ist, wenn Kunden nur später bedient werden?
Dann ist der Auftrag verschoben, nicht verloren. Trag ihn nicht als verlorenen Auftrag ein. Kosten entstehen erst, wenn der Auftrag ganz wegfällt oder die Verschiebung Mehrkosten verursacht.
Wie sicher ist die Hochrechnung über zwölf Monate?
Sie ist ein Szenario, keine Vorhersage. Sie nimmt an, dass sich ein Jahr lang nichts ändert. Nachfrage, Saison und eine frühere Besetzung können das Ergebnis stark verändern.
Woher weiß ich meine Deckungsbeitragsquote?
Aus deiner Nachkalkulation oder von deinem Steuerberater. Nimm den Anteil, der nach Material, Fremdleistung und Lohn der ausführenden Leute vom Auftragswert übrig bleibt.
Was sagt Rheinwerk zu, wenn ich anfrage?
Die Anfrage ist kostenlos und unverbindlich. Was wir dir für deine Stelle zusagen, steht vorher schriftlich im Angebot und im Vertrag.
Quellen
Jede Zahl auf dieser Seite hat eine Quelle. Hier steht, welche, mit Stand.