Wie lange es dauert, eine Stelle im Handwerk zu besetzen

Wie lange Stellen je Gewerk offen bleiben

Die Bundesagentur für Arbeit misst das für jede gemeldete Stelle. Sie zählt, wie lange die Stelle nach dem gewünschten Starttermin noch offen war. Die Zählung endet, wenn der Betrieb die Stelle abmeldet. Das nennt sie Vakanzzeit. In der Fachkräfteengpassanalyse nennt sie dafür den Median, also den Wert in der Mitte. Die Hälfte der Stellen war schneller besetzt, die andere Hälfte langsamer. So sieht es in den Gewerken aus, in denen wir besetzen und für die es einen Wert gibt:

Zwei Dinge fallen auf. Erstens hängt die Dauer nicht nur daran, ob ein Beruf offiziell als Engpassberuf gilt. Der Malerberuf ist laut Bundesagentur keiner und braucht trotzdem 101 Tage. Zweitens ändert sich der Wert über die Jahre. In der Tischlerei waren es 2023 noch 140 Tage, heute sind es 104. Das sind trotzdem noch über drei Monate.

Am längsten wartet die Dachdeckerei: 155 Tage, 2019 waren es noch 96. Die Bauelektrik liegt mit 109 Tagen im Mittelfeld. Leicht ist es dort trotzdem nicht. Auf der Engpass-Skala der Bundesagentur steht sie bei 2,7 von 3. Dort fehlen die meisten Fachkräfte aller Handwerksberufe. Das zeigt der Ratgeber zum Fachkräftemangel im Handwerk.

Wo die Zeit verloren geht

Die Statistik zählt erst ab dem gewünschten Starttermin. Alles davor zählt sie nicht mit. Etwa der Abend, an dem du merkst: Ohne einen weiteren Monteur geht es nicht mehr. Oder die Wochen, bis die Anzeige steht. Vom Entschluss bis zum ersten Arbeitstag dauert es also länger als jede Zahl in der Tabelle. Die Zeit geht an vier Stellen verloren.

1. Die Anzeige. Text schreiben, Portal aussuchen, freigeben, schalten. Im laufenden Betrieb verschiebt sich das schnell um eine Woche, oft um zwei.
2. Der Rücklauf. Auf eine Anzeige melden sich nur Leute, die gerade suchen. Die meisten Fachkräfte suchen nicht, sie arbeiten. Also wartest du. Und wer sich meldet, passt oft nicht.
3. Das Gespräch. Rückruf, Termin finden, Gespräch, Probearbeit, Bedenkzeit. Bleibt ein Schritt einen Tag liegen, kann der Bewerber in der Zeit ein anderes Angebot annehmen.
4. Die Kündigungsfrist. Wer zusagt, hat meistens noch eine Stelle und muss erst kündigen. Diese Wochen kommen fast immer obendrauf.

Die ersten drei Punkte hast du in der Hand. Der vierte ist durch Gesetz oder Vertrag geregelt. Plan ihn von Anfang an ein.

Welche Kündigungsfrist dein neuer Mitarbeiter hat

Die gesetzliche Grundregel steht in § 622 des Bürgerlichen Gesetzbuchs. Ein Arbeitnehmer kann mit einer Frist von vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats kündigen. Es kommt darauf an, an welchem Tag die Kündigung beim alten Arbeitgeber ankommt. In der Praxis dauert es vier bis gut sechs Wochen, bis er bei dir anfangen kann.

• In der Probezeit gilt eine Frist von zwei Wochen. Die Probezeit dauert höchstens sechs Monate. Wer gerade erst gewechselt hat, kann also schneller kommen.
• Dann gibt es längere Fristen, je nachdem, wie lange jemand im Betrieb ist. Sie reichen von einem Monat nach zwei Jahren bis zu sieben Monaten nach zwanzig Jahren. Laut Gesetz gelten sie für die Kündigung durch den Arbeitgeber.
• Arbeitsverträge dürfen längere Fristen vorsehen. Tarifverträge dürfen ganz eigene Regeln festlegen. Steht im Vertrag, dass die längeren Fristen für beide Seiten gelten, muss auch der Arbeitnehmer sie einhalten.
• Für den Arbeitnehmer darf die Frist nie länger sein als für den Arbeitgeber.

Für deine Planung heißt das: Frag schon im ersten Gespräch nach der Kündigungsfrist. Nicht erst, wenn der Vertrag unterschrieben wird. Manche sind seit zehn Jahren im selben Betrieb und haben eine verlängerte Frist im Vertrag. Sie fangen vielleicht erst in vier Monaten bei dir an. Das ist kein Grund, sie nicht einzustellen. Es ist ein Grund, früher zu suchen.

Was jeder Tag mit offener Stelle kostet

Eine Zahl, die für alle gilt, gibt es nicht. Wer dir eine nennt, kennt deinen Betrieb nicht. Rechnen kannst du es trotzdem, mit deinen eigenen Werten. Die Kosten einer offenen Stelle bestehen aus drei Teilen.

• Entgangener Ertrag: Stunden, die du mit dem Mitarbeiter hättest abrechnen können. Es zählt nicht der Umsatz. Es zählt, was nach Material und Lohn übrig bleibt.
• Mehrkosten im Team: Überstunden und Zuschläge für die, die die Arbeit mitmachen. Dazu kommen Nachunternehmer. Die sind teurer als die eigene Kolonne.
• Folgekosten: Aufträge, die du absagst oder so weit schiebst, dass der Kunde abspringt. Und Leute, die wegen der Dauerbelastung selbst gehen.

Den dritten Teil kannst du am schwersten in Zahlen fassen. Oft ist er der teuerste. Ein abgesagter Auftrag ist weg, ein verärgerter Stammkunde manchmal auch. Und ein guter Geselle kündigt vielleicht, weil er seit Monaten für zwei arbeitet. Dann beginnt die Rechnung von vorn. Was die Personalsuche im Vergleich dazu kostet und wovon es abhängt, steht unter Kosten.

Wie du die Zeit verkürzt

Die Kündigungsfrist kannst du nicht ändern. Alles davor schon. Betriebe, die schneller besetzen, achten auf diese Punkte:

1. Früher anfangen. Wer erst sucht, wenn jemand gekündigt hat, sucht immer zu spät. Geht bald einer in Rente oder wachsen die Aufträge? Dann beginnt die Suche jetzt.
2. Nicht auf Bewerbungen warten. Fachkräfte, die nicht suchen, lesen keine Anzeige. Man muss sie ansprechen, zum Beispiel über soziale Netzwerke. Wie das geht, erklärt die Seite zum Social Recruiting.
3. Am selben Tag antworten. Wer sich meldet, spricht meist noch mit anderen Betrieben. Ein Rückruf am selben Tag entscheidet oft alles.
4. Den Ablauf kurz halten. Ein Gespräch, wenn nötig ein Probetag, dann eine Entscheidung. Jede zusätzliche Runde kostet eine Woche.
5. Die Kündigungsfrist früh klären und den Vertrag zügig schicken. Wer eine Zusage hat, aber keinen Vertrag, kündigt nicht.

Welche Wege es insgesamt gibt und welche zu deinem Betrieb passen, steht im Ratgeber Mitarbeiter finden im Handwerk.

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